Standar Operasional Prosedur

Peminjaman Ruangan

KM ITERA

Prosedur resmi peminjaman ruangan di Institut Teknologi Sumatera untuk kegiatan akademik, organisasi kemahasiswaan, dan kegiatan non-akademik. Seluruh pengajuan dilakukan melalui portal Sarpras ITERA dengan verifikasi oleh Admin OP KM-ITERA.

Ikuti tujuh langkah berurutan di bawah. Pastikan dokumen lengkap sebelum mengajukan agar proses persetujuan tidak tertunda.

Portal Sarpras ITERA Lihat Alur

Estimasi: 3–5 hari kerja | Biaya: Tidak dipungut biaya | Untuk: Ormawa, UKM & mahasiswa ITERA

sarpras.itera.ac.id →

Alur Peminjaman

Tujuh langkah berurutan. Selesaikan langkah 1–3 sebelum verifikasi admin.

LANGKAH 01

Cek Ketersediaan

Estimasi 10 menit · Online

Buka sarpras.itera.ac.id atau hubungi Admin Sarpras / OP KM-ITERA untuk memastikan jadwal ruangan kosong. Catat gedung, nomor ruangan, tanggal, dan jam penggunaan. Hindari bentrok dengan jadwal kuliah dan ujian.

LANGKAH 02

Siapkan Dokumen

Estimasi 1 hari · Wajib lengkap

Surat peminjaman resmi (ttd ketua pelaksana & pembina), proposal/TOR kegiatan, KTM penanggung jawab, dan daftar panitia. Template surat dapat diunduh di portal Sarpras. Pastikan semua berkas ditandatangani.

LANGKAH 03

Ajukan Online

Estimasi 15 menit · Portal Sarpras

Login ke sarpras.itera.ac.id → menu Peminjaman Ruangan → isi form (nama kegiatan, organisasi, waktu mulai–selesai, jumlah peserta, ruangan) → unggah dokumen → submit. Simpan bukti pengajuan (PDF).

Buka Portal Sarpras

LANGKAH 04

Verifikasi Admin

1×24 jam · Oleh admin

Admin Sarpras & OP KM-ITERA memeriksa kelengkapan berkas, kesesuaian jadwal, dan kapasitas ruangan. Jika perlu revisi, pemohon dihubungi via WhatsApp/email maksimal 1×24 jam.

LANGKAH 05

Persetujuan Jadwal

Estimasi 1 hari · LOA terbit

Jika disetujui, pemohon menerima Letter of Approval (LOA) digital via email dan notifikasi portal. Jadwal otomatis terkunci di sistem. Jika ditolak, alasan dan alternatif ruangan akan diinformasikan.

LANGKAH 06

Pelaksanaan Kegiatan

Sesuai jadwal · On-site

Datang 30 menit sebelum jadwal, lapor petugas gedung, dan jaga kebersihan serta fasilitas. Dilarang merokok, merusak sarana, atau melebihi kapasitas. Petugas berhak menghentikan kegiatan jika melanggar SOP.

LANGKAH 07

Pengembalian & Laporan

Estimasi 30 menit · Selesai

Kembalikan ruangan dalam keadaan bersih dan rapi, serah terima kunci kepada petugas, isi form pengembalian online dan unggah dokumentasi kegiatan. Keterlambatan atau pelanggaran dicatat untuk evaluasi pengajuan berikutnya.

Persyaratan Dokumen

Lengkapi sebelum menekan submit di portal.

Surat peminjaman resmi — ttd ketua pelaksana & pembina Ormawa/UKM
Proposal / TOR — tujuan, rundown, jumlah peserta
KTM penanggung jawab — masih aktif
Daftar panitia — estimasi peserta & layout
Surat izin pembina (opsional, untuk UKM)

Template surat tersedia di portal Sarpras. Pastikan tanggal dan jam tidak bentrok dengan jadwal akademik.

Aturan Penggunaan

Berlaku selama kegiatan berlangsung.

Datang 30 menit sebelum jadwal — lapor petugas & cek kondisi
Jaga kebersihan — dilarang corat-coret & merokok
Sesuai kapasitas — jangan melebihi batas yang disetujui
Tepat waktu — serah terima kunci & isi form pengembalian
Kerusakan menjadi tanggung jawab peminjam

Keterlambatan dan pelanggaran dicatat dan memengaruhi persetujuan pengajuan berikutnya.

Catatan Penting

Berapa lama persetujuan?

Maksimal 3 hari kerja setelah berkas dinyatakan lengkap. Jika ada revisi, admin menghubungi dalam 1×24 jam.

Bisa di akhir pekan?

Bisa, selama petugas gedung tersedia dan tidak bentrok agenda kampus. Disarankan ajukan H-5.

Jika ditolak?

Alasan penolakan dan rekomendasi ruangan alternatif dikirim via email/portal. Pengajuan ulang diperbolehkan.

Butuh bantuan? Hubungi Admin Sarpras atau OP KM-ITERA.

Portal Sarpras WhatsApp Admin

← Kembali ke Alur Sistem